Les bons syndics, ça existe ! Si le vôtre n'est pas à la hauteur, voici la marche à suivre. Comment révoquer le syndic actuel ? Comment en trouver un nouveau de qualité ? Puis gérer la transition ? Les conseils du Revenu pour mener à bien une procédure pas si aisée.
Il est fréquent d’entendre les copropriétaires se plaindre du manque de réactivité de leur syndic, du coût élevé du service, de la hausse constante des frais…
Et pourtant, on ne peut pas s’en passer, mais rien ne vous oblige à garder le même interlocuteur ad vitam aeternam. En changer prend du temps et demande de bien connaître vos droits et vos devoirs. Nos conseils pour démarrer cette procédure dans les meilleures conditions.
1- Se concerter au sein de la copropriété
Lorsque le syndic de copropriété n’est pas un bon professionnel, il fait l’unanimité contre lui, mais les copropriétaires seront-ils tous d’accord pour en changer ?
Rien n’est moins sûr. Il faut savoir qu’un copropriétaire peut, selon l’article 10 du décret de 1967, demander à tout moment au syndic de mettre à l’ordre du jour de l’assemblée générale (AG) le renouvellement (ou non dans notre cas) du syndic. Encore faut-il que d’autres copropriétaires le veuillent aussi pour faire enfin changer les choses.
Avant d’entreprendre quoi que ce soit, parlez-en aux copropriétaires qui se montrent sensibles à cette question et au conseil syndical qui peut être un allié, ou un adversaire s'il est proche du syndic. Il vaut mieux que la question du changement rencontre un consensus. La décision du changement et sa signification au syndic peuvent venir d’une seule personne, mais il est préférable d'être une bonne majorité pour être sûr que la décision de changer soit approuvée le moment venu.
Anticipez le changement plusieurs mois avant l’assemblée générale, pour pouvoir faire les choses dans les temps pour ne pas risquer de patienter jusqu’à la prochaine assemblée générale.
2 - Sélectionner à l’avance les candidats
Pour mener votre tâche à bien, votre travail d’enquête démarre plusieurs mois avant l’AG. Trouver le bon syndic n’est pas toujours aisé. «Il ne suffit pas d’avoir un bon syndic, il faut choisir le bon patricien pour son immeuble, insiste Francis Bourriaud, fondateur du courtier Syndicalur. Un immeuble neuf ne se gère pas comme une construction du XIXe siècle.»
Il n’existe pas de label, ni de classement des syndics. Le bouche-à-oreille est un bon début. Vos voisins, vos amis, les commerçants du quartier peuvent vous donner de bonnes pistes. Faites-vous aider par un courtier. De plus en plus de sites Internet proposent de faire cette sélection (Syneval, Syndicalur…). Mais, à la fin, c’est vous qui avez le dernier mot.
Nous vous conseillons de rencontrer les candidats et de les interroger, sur la constitution l'équipe de gestion notamment. Une personne seule ne peut pas tout faire. Le cabinet doit posséder dans ses murs un service juridique, technique ou encore de gestion du personnel. L’idéal est d’avoir un gestionnaire, un comptable et un assistant. Bref, une équipe dédiée à la gestion de votre immeuble.
«Vérifiez le nombre de lots gérés par collaborateur. Le nombre de 45 immeubles, environ 3.000 lots, est une bonne moyenne», affirme Francis Bourriaud, fondateur de Syndicalur. Demandez-lui s’il a l’habitude de gérer une construction neuve si c’est votre cas, ou si son portefeuille est constitué de grandes ou de petites copropriétés, pour que votre copropriété de 15 lots ne soit pas lésée au profit de copropriétés de 200 lots, par exemple.
Enfin, pour gagner en efficacité, il peut être judicieux de choisir un syndic à proximité de votre immeuble ou qui gère plusieurs immeubles dans votre quartier. Une fois le syndic choisi, vous prendrez le temps d’étudier chaque proposition du contrat, d’apprécier le détail tarifaire des tâches courantes et des prestations particulières. «Le conseil syndical doit vérifier que rien n’a été ajouté dans le contrat», insiste Émile Hagège, directeur général de l’ARC.
Un contrat qui n’est pas conforme à la loi peut valoir une amende de 15 000 euros au syndic. Il y aurait près de 50% de contrat hors la loi. N’oubliez pas que tout ce qui n’est pas dans le contrat n’est pas facturable.
3. - Mettre un terme au contrat dans les règles
Vous pouvez être confronté à trois situations : le non-renouvellement du contrat du syndic en place, sa démission ou sa révocation.
La non-reconduction contrat de votre syndic
Dans cette situation, la plus courante, n’oubliez pas que c’est le conseil syndical qui élabore l’ordre du jour de l’assemblée générale avec le syndic et si vous ne leur signalez pas votre intention de changer de syndic, rien ne se passera.
Pour être sûr que votre demande soit inscrite à l’ordre du jour, en application de l’article 10 du décret de 1967, envoyez une lettre recommandée au syndic lui demandant d’inscrire la question du renouvellement à l’ordre du jour, sans oublier de mentionner que, à défaut de vote du renouvellement, il y aura la nomination d’un nouveau syndic. Joignez-y le ou les contrats des candidats en plus celui du syndic en place.
Ces mentions et adjonctions sont importantes car si le non-renouvellement est voté alors que la nomination d’un nouveau syndic n’est pas prévue, la copropriété se retrouverait sans syndic. Cette procédure doit être faite assez tôt pour que le renouvellement soit possible lors de la prochaine réunion des copropriétaires.
Démission du syndic
C’est un cas moins fréquent, mais il arrive que le syndic jette l’éponge, mettant la copropriété dans l’embarras. Il en a tout à fait le droit et ce à tout moment.
Depuis la loi Alur, il ne peut pas cesser son activité du jour au lendemain et doit respecter un préavis de trois mois. Dans ce délai, il convoquera une AG durant laquelle sa démission sera à l’ordre du jour ainsi que la nomination d’un nouveau syndic dans les conditions normales de vote de désignation du syndic. «Le syndic peut démissionner, mais ne doit pas, en principe, porter préjudice à la copropriété et toujours prévenir le conseil syndical à l'avance», insiste Hélène Bouvignies, juriste à la Chambre des propriétaires du Grand Paris.
Si le syndic se désengage sans respecter cette obligation, alors que cet état de fait cause un préjudice aux copropriétaires, le conseil syndical peut demander réparation.
La révocation du syndic
La décision de révocation présentée en AG est plus rare et doit être motivée. Sinon, la responsabilité du conseil syndical peut être engagée, et le syndic est en droit de demander des dommages-intérêts pour révocation abusive. «La non-exécution d’une décision prise en AG, la réalisation de travaux non votés, ou encore ne pas avoir appliqué la bonne majorité lors d’un vote, par exemple, peuvent justifier la révocation», explique Hélène Bouvignies.
Formellement, la demande de renvoi et la nomination d’un nouveau syndic seront signifiées par courrier au syndic et seront mises à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Le vote pour la révocation est pris selon l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, c’est-à-dire à la majorité absolue des voix.
4. Élire le nouveau syndic en AG
Au cours de l’assemblée générale, après désignation du président de séance et du secrétaire, vous pouvez procéder au vote. Il faut d’abord voter le renouvellement du syndic en place.
Selon l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, la décision sera prise à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires présents ou non (en fonction des quotes-parts). Les absents peuvent mandater un copropriétaire de leur choix. Si cette majorité n’est pas atteinte, un second tour est nécessaire.
Le vote sera fait conformément à l’article 25-1 qui prévoit que lorsque l’assemblée générale des copropriétaires n’a pas décidé à la majorité prévue à l’article 25 mais que le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires composant le syndicat, la même assemblée peut décider à la majorité prévue à l’article 24 (la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés) en procédant immédiatement à un second vote. Si cette dernière majorité n'est pas obtenue, le syndic n'est pas renouvelé dans ses fonctions.
Une fois que le non-renouvellement du syndic est acquis, l’élection du nouveau syndic peut avoir lieu selon les dispositions des articles 25, 25-1 et 24 de la loi du 10 juillet 1965.
5 - Ménager la transition entre l’ancien et nouveau syndic
L’ancien syndic doit remettre les fonds, ainsi que tous les documents concernant votre copropriété. Toutes les archives devront être transmises même si cela représente plusieurs milliers de pages. Il faut savoir qu’une copropriété conserve le même syndic pendant vingt à trente ans.
Malheureusement, il n’existe pas de liste exhaustive. Généralement, ces archives comprennent les documents juridiques (règlement de copropriété, registre des procès-verbaux d’assemblées générales, dossiers de notification…), les documents administratifs (plans de l’immeuble, de la copropriété, le carnet et les contrats d’entretien, les dossiers de sinistre et de contentieux, les diagnostics…) et enfin toutes les archives comptables (factures, factures en attente, documentation comptable…).
Cet historique peut être important. Le syndic dispose d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions pour s’exécuter, puis il dispose de deux mois supplémentaires pour apurer les comptes et arrêter la comptabilité et verser le solde.
Pour chacune de ces deux phases, si le syndic ne s’exécute pas dans les délais, le conseil syndical peut, après une mise en demeure préalable, saisir la justice en référé, précise l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965. Le syndic encourt des pénalités de 15 euros par jour de retard selon l’article 1 du décret du 23 mai 2019.
Sur la rémunération annuelle forfaitaire d’un syndic fixée à 4 430 euros, par exemple, la pénalité après un mois de retard équivaut à 10,15% de sa rémunération et à 20,31% pour deux mois de retard.